新しい現場に参画したときにすべきこと
新しい現場に参画した直後にすべきこととして、業務内容を覚えるのはもちろんですが、それ以外にもしておいた方が良いことがあります。今回は、現場参画直後に何をしておくと良いのかについて説明します。
私の意見としては、以下の内容について把握しておくことをお勧めします。
- 現場の人間関係（体制）
- タスクの発生からクローズまでの流れ
- 現場の物理的な情報
- アクセスできる情報とシステム
- セキュリティポリシー
- 現場の周辺の情報
上記内容を把握しておくと、かなり余裕をもって業務を進めることができます。
各項目について以下で詳しく説明します。
現場の人間関係（体制）
これについては、以下の情報が該当します。
- 自分が所属するチームのメンバー及びその役職、担当範囲
- 自分がサービスを提供する顧客の担当者及びその役職、担当範囲
- 協力会社の担当者及びその役職、担当範囲
- 自分が所属するチーム内のキーマン（決定権者など）
- 顧客担当者の中のキーマン（決定権者など）
上記情報を把握しておくと、誰に聞いたら良いか、誰に相談したら良いか、誰にアピールしたら良いかが分かるようになります。特に、キーマンを把握しておくのは重要です。仕事を進めるためにはキーマンに納得してもらう必要があるためです。
タスクの発生からクローズまでの流れ
これは、誰からの依頼でタスクが発生して、誰がタスクを実行して、誰がタスクのクローズを判断するのか、という情報のことです。
タスクをクローズするためには、クローズの判断をする人に納得してもらう必要があるため、クローズを判断する人がどうしたら納得するかを考える必要があります。
このため、タスクの発生からクローズまでの流れを把握しておくことで効率的に業務を進めることができます。
現場の物理的な情報
これについては、以下の情報が該当します。
- オフィスのレイアウト及び各担当者の席
- どこに何の設備や機器や道具があるのか
- 建物の物理的構造
上記情報を把握しておくと、誰かと直接話したいとき、何かを利用したいとき、移動するときに、迷いなく行動することができるため、効率的に業務を進めることができます。
アクセスできる情報とシステム
これについては、以下の情報が該当します。
- アクセス可能な電子データ（ファイルサーバ）
- 閲覧可能な物理的資料
- 利用可能なシステム
上記内容を把握しておくと、何か調べたいときに素早く調べることができたり、システムを活用して問題を解決できたりするため、 効率的に業務を進めることができます。
セキュリティポリシー
これは、データや資料を扱う際のルールなど、その現場での情報セキュリティに関するルールのことです。セキュリティポリシーに違反した行動をとると、セキュリティ事故と判断されてかなり重大な問題になってしまうため、セキュリティポリシーについては確認しておくようにしましょう。
例えば、現場にはUSBメモリなどの記憶媒体を持ち込んではいけないとか、現場の資料やデータは外部に持ち出してはいけないなどがあります。
現場の周辺の情報
これは、そこまで重要ではないのですが、以下の情報が該当します。
- ランチに利用できそうな飲食店
- 雑貨屋、文房具屋、電気屋
- カフェ、居酒屋
ランチにどこに行くかについては、何も情報がないと意外と困るものです。また、業務の中で何か必要なものが発生した際にすぐに買いに行けると便利です。外でミーティングしたいときはカフェを把握しておくと便利ですし、居酒屋を把握しておくと飲みに行く際の選択肢に困りません。
おわりに
新しく参画した現場では、業務を覚えることに必死になりがちになり、今回説明した内容についてはそこまで意識しない人が多いと思います。だだ、今回紹介した内容を把握しておくと仕事がやりやすくなると思いますので、ぜひ意識して確認してみてください。
